Layout meja meeting dalam ruang meeting akan lebih efektif jika sesuai dengan kebutuhan acara yang akan diadakan. Setiap detailnya harus diperhatikan, seperti apakah rapatnya kecil, berapa jumlah kelompok yang terlibat, ada presentasi per individu atau tidak, jenis komunikasi seperti apa yang dibutuhkan, apakah itu satu arah atau dua arah. -MegaBaja.co.id
Artikel ini akan memperkenalkan berbagai bentuk penempatan meja atau kursi ruang rapat yang perlu kamu ketahui. Setiap bentuknya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan rapat. Yuk, langsung saja kita simak.
Mengapa Meja dan Kursi Ruang Meeting Harus Ditata Semaksimal Mungkin?
Ruang meeting adalah tempat terjadinya semua pekerjaan. Di sana, karyawan melakukan brainstorming bersama untuk mendapatkan ide dan menyelesaikan pekerjaan mereka. Ruang meeting menjadi tempat di mana kreativitas dan inspirasi bertemu.
Oleh karena itu, menata meja dan kursi dengan tepat akan memastikan semua orang bisa berinteraksi dengan mudah dan baik selama rapat berjalan. Selain itu, jika ruangan rapat tertata dengan baik, maka aliran komunikasi antara peserta dapat dipastikan berjalan lancar. Sehingga, semua orang bisa mendengar dan memahami apa yang sedang dibicarakan.
Desain ruang rapat yang baik juga berperan dalam menciptakan suasana nyaman dan konsentrasi tinggi. Dengan memaksimalkan tata ruang rapat, peserta diharapkan bisa fokus pada topik pembicaraan dan meningkatkan kualitas diskusi. Pada akhirnya, kesan profesional dan serius dalam pertemuan bisnis bisa kamu rasakan jika ruang rapatnya terorganisir.
6 Layout Meja dan Kursi Ruang Meeting
Setidaknya, ada 6 jenis layout meja dan kursi ruang meeting yang harus kamu kenal. Berikut penjelasannya:
Boardroom Style
Yang pertama adalah boardroom style. Ini adalah salah satu pengaturan yang sering terlihat dalam film. Biasanya, para eksekutif atau pemimpin rapat duduk di ujung meja untuk membahas hal-hal penting.
Pengaturan ini terdiri dari meja persegi panjang atau beberapa meja yang ditempatkan di tengah ruangan. Sedangkan, kursi ditempatkan di sekelilingnya, dan peserta duduk secara berhadapan. Desain ini kerap digunakan untuk rapat yang berfokus pada agenda atau konferensi video.
Tempat duduk yang diatur seperti ini tentu dapat memaksimalkan komunikasi dan interaksi antar peserta. Kursi yang ditempatkan secara berhadapan membuat 90% peserta dipastikan memiliki tingkat konsentrasi yang lebih tinggi untuk memperhatikan pembicara. Boardroom dinilai lebih efektif sebab mampu meningkatkan interaksi, memudahkan peserta dalam mencatat hasil diskusi, dan yang terpenting memahami materi yang disampaikan.
Namun, desain boardroom tidak cocok untuk jumlah peserta yang terlalu banyak, karena jarak dari ujung ke ujungnya terlalu jauh. Selain itu, posisi layar atau proyektor juga harus dipertimbangkan dengan baik agar setiap peserta bisa melihat dan mendengar pembicara dengan jelas.
U-Shaped Style
Sebagian besar ruang meeting di Indonesia mengadaptasi jenis layout U-Shaped. U-Shaped adalah ruang meeting dengan pola meja berbentuk huruf U dengan kursi diletakkan di bagian luar. Biasanya, bentuk U ini mampu menampung peserta meeting hingga 20 orang. Desain ini memungkinkan pembicara dapat berinteraksi dan berkomunikasi dengan setiap peserta dengan mudah, pembicara pun bisa melihat ke setiap arah dengan leluasa.
U-Shaped mengedepankan konsep kekeluargaan karena meja dan kursinya didesain bersebelahan dan berseberangan. U-Shaped biasanya sangat disukai untuk rapat perusahaan atau tim dengan jumlah peserta medium.
Akan tetapi, tidak semua ruangan dapat menerapkan layout ini karena keterbatasan ruang. U-Shaped membutuhkan ruang yang besar untuk mengakomodasi semua peserta.
Classroom Style
Seperti kembali ke masa sekolah, ruang meeting bergaya classroom ini memang menata meja dan kursi menghadap ke arah pembicara. Walaupun gaya ini mampu menampung banyak peserta, tapi tidak semua peserta bisa di-cover dengan baik. Peserta yang duduk di belakang mungkin sulit untuk fokus, atau mungkin tidak mendengar pembicara karena jarak yang cukup jauh.
Apalagi jika di depan ada peserta yang mengganggu, pasti mereka yang duduk di belakang jadi teralih perhatiannya. Gaya classroom ini memang cocok untuk rapat dengan jumlah peserta sedang, namun untuk rapat besar mungkin kurang optimal sebab tidak bisa menjangkau peserta sepenuhnya.
Hollow Square Style.
Pengaturan ruang meeting ini dikenal juga sebagai “U tertutup”, dengan empat meja berbentuk kotak, persegi panjang, atau bentuk lainnya yang diletakkan secara berdekatan. Gaya ini merupakan pengembangan dari boardroom style dan bertujuan untuk menampung lebih banyak peserta dan kelompok.
Hollow square style membantu memudahkan komunikasi dan interaksi antar anggota tim. Gaya ini cocok untuk sesi breakout yang berfokus pada kelompok atau grup kecil.
Moderator atau operator bisa bergerak leluasa di antara meja. Baik itu untuk memberi saran, memantau kemajuan tim, dan sebagainya.
Auditorium Style
Layout ini mengingatkan kamu dengan ruang meeting klasik. Sebagian besar diskusi berlangsung di ruang konferensi bergaya auditorium, yang juga dikenal sebagai “gaya teater”.
Sekilas, gaya teater mirip dengan gaya classroom. Bedanya, di gaya teater ada jalur terbuka yang memisahkan peserta di sisi kiri dan kanan. Gaya ini cocok untuk ruangan besar yang bisa menampung semua peserta. Meski begitu, gaya ini biasanya tidak menyediakan meja, jadi kurang efektif untuk sesi yang mengharuskan mencatat.
Karena gaya teater hanya cocok untuk ruangan besar, maka perlu sound system, pencahayaan yang baik, dan mungkin layar tambahan agar peserta yang duduk di bangku paling atas atau paling belakang tetap bisa mengikuti pembicaraan. Sayangnya, gaya teater ini cenderung membatasi interaksi antar peserta sehingga penonton hanya menjadi pendengar pasif.
Banquet Style
Terakhir ada banquet style yang mungkin jarang ditemui di Indonesia. Tapi jika ada, ruangan meetingnya pasti glamour dan eksklusif karena bisa digunakan untuk meeting dan lunch sekaligus. Desain ini banyak menyisakan ruang kosong di tengah meja, jarak antar mejanya juga cukup jauh demi menjaga privasi. Meskipun terkesan lebih akrab, tapi gaya ini juga memerlukan ruang yang luas dan biaya sewa yang lebih mahal.
Konsep banquet biasanya digabungkan dengan acara besar. Meja bulat dalam konsep ini digunakan untuk memisahkan divisi, tim diskusi, atau per bagian dan jabatan. Umumnya, konsep banquet dilanjutkan dengan acara umum yang melibatkan setiap peserta. Seperti makan siang, makan malam, atau acara lainnya.
Banquet kerap dipilih untuk acara kantor yang mengikutsertakan para petinggi perusahaan. Namun, kapasitas meja bulatnya hanya untuk 6-8 orang, tergantung diameter meja yang disediakan.
Nah, itu tadi beberapa jenis layout meja dan kursi ruang meeting yang patut kamu ketahui. Sebagian besar ruang meeting menawarkan variasi tempat duduk, yang mana bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan selera kamu.
Tapi, penting untuk diingat bahwa tidak semua konsep tempat duduk cocok untuk ruangan yang sempit. Oleh karena itu, pahami konsep tata letak ruang meeting dan pertimbangkan ukuran ruangan terlebih dahulu. Pastikan juga kapasitas ruangan dan jumlah peserta sudah sesuai dengan kebutuhan.
Dengan memahami ini, kami berharap kamu bisa memilih yang paling sesuai untuk mencapai hasil yang diinginkan dalam setiap pertemuan bisnis.
